お葬式で受付を頼まれたら

受付をする時の服装

受付をする際の服装は、お葬式に参列する人と同じ服装で問題ありません。男性は黒のスーツ、女性は黒のスーツか黒いワンピースのセットアップなどを着用します。ここで、男女共に気を付けなければならないのは、光沢のあるネクタイや靴、アクセサリーなどを身に着けないことです。また、女性の場合はあまり高すぎるヒールを履くのは控えましょう。おめでたい席ではないということと、動きやすい高さということを考慮すると、3～6センチの控えめな高さがおすすめです。

会場へ行ったらまず行うこと

受付係は、お葬式が始まるまでには受付の準備を完了させなければなりませんので、開始1時間前には必ず会場へ到着するようにします。会場へ到着したら、まずは喪主をはじめとする喪家へ挨拶し、祭壇へ一礼することも忘れずに行いましょう。挨拶が済んだら、お葬式を終えるまでの間は「主催者側の人間」として動くことになりますので、参列者へ失礼のないようふるまう心づもりをしておきましょう。

次に、お葬式の流れと、葬儀会場のレイアウトを把握しておくことも大切です。特にトイレの場所や喫煙所、待合室などは聞かれることが多いので、頭に入れておくとスムーズに対応できます。

確認事項●お葬式の流れ、トイレ・待合室などの葬儀会場のレイアウトの確認

受付の準備

葬儀会場の流れやレイアウトの把握ができたら、次は受付の準備を行います。受付では、参列者に芳名帳を記入してもらい、香典があれば香典をいただき、返礼品をお渡しする場所です。そのため、芳名帳とペンがあるか、香典受けがあるか、そして、返礼品がそろっているかなどを確認しておきましょう。葬儀会場によっては、返礼品の受け渡し場所が受付とは別の場所にあることもありますので、受け渡しの手順なども把握しておきましょう。これらの準備は、お葬式が始まる30分前までに済ませておくと安心です。

このように、受付では様々なことをする場ですので、何人かで役割分担をすることが多くあります。受付を行う人が揃った時点で、誰が何を担当するかをきちんと分担しておくことも大切です。

確認事項●返礼品の受け渡し方法、各々の役割分担

受付時の挨拶

お葬式が始まると、参列者が続々と受付へ入ってきます。その際、「ありがとうございます。」「本日は、お忙しい中お越しいただきありがとうございます。」などという挨拶と共に迎え入れます。雨や雪などで足場が悪くなっている時であれば、「足元の悪い中お越しいただきありがとうございます。」という内容にすると良いでしょう。ここで気を付けなければならないことは、親族が来られた場合です。この時は、「この度は誠にご愁傷さまでした。」という挨拶にします。

受付時の挨拶は必ず上記の言葉でなければならないという決まりはありません。ただし、「次々」や「度々」、「なお」、「続く」、「いよいよ」、「重ね重ね」などの忌み言葉は使わないように気を付けましょう。また、仏式のお葬式では「浮かばれない」や「迷う」などの言葉も使わない方が良いでしょう。

香典の受け渡しと記帳等

挨拶が済んだら、参列者から香典が渡されます。その際は両手で受け取り、「ありがとうございます。」「お預かりします。」などの言葉を添えて、一礼します。後で、誰にいくら頂いたかをしっかりと把握するためにも、苗字だけ記載されている方には下の名前をお聞きし、メモしておきます。芳名帳に番号がふってある場合は、香典の裏に同じ番号を記入しておくと良いでしょう。

香典を受け取った後は、芳名帳への記入を促します。芳名帳に記入している間は時間がありますので、香典返しの準備や香典を会計係へ渡すなどの作業を済ませておくとスムーズです。

香典の受け取りと記帳等が済んだら、参列者を葬儀会場へと誘導します。どこで靴を脱ぐかが分かりにくい場合やどこへ行ったらよいのか分かりにくい会場であれば、手順や道順を詳しく説明するのも受付の仕事です。

確認事項●会場への誘導方法と道順

その他

受付をしている間に、弔電や供花が届くことも多々あります。これらが届いたらまずは記帳をしてもらい、すみやかに葬儀社か会場を取り仕切っている人へと報告しましょう。

受付業務が一通り終了したら、受付場所の整理と香典の記入漏れのチェックを行い、香典を渡すことになっている人へとお渡しします。最近では、香典泥棒などがひそんでいることもありますので、香典は誰に渡せばよいのかは、親族を含めた人できちんと確認しておくことも大切です。

確認事項●香典の受け渡し方法、保管場所

まとめになりますが、受付の仕事は以下のような流れで行います。

お葬式が始まるまで (葬儀開始前1時間～30分)

●会場へは1時間前に行き、喪家へ挨拶し、祭壇へ一礼する。

●トイレの場所や喫煙所、待合室など、葬儀会場のレイアウトを把握する。

●受付の場所に、芳名帳やペン、香典受け、返礼品などがあるかを確認する。また、返礼品の受け渡し方法を確認する。

●受付の役割分担を決める。

お葬式が開始後

●挨拶をして迎え入れる。

●香典を受け取ったらお礼を言って一礼する。

●芳名帳へ記入してもらう。香典を管理するため、芳名帳の番号を香典の裏へメモしておく。

●葬儀会場へと誘導する。

●弔電や供花が届いたら、記帳をしてもらい、すみやかに葬儀社か会場を取り仕切っている人へと報告する。

受付終了後

●受付場所の整理と香典の記入漏れのチェックを行う。

●香典を、管理することになっている人へと渡す。

以上、受付の仕事は非常に気を遣い、時間に追われるものですが、葬儀専門会館などではしっかりとした教育を受けたスタッフが必ずフォローしてくれますので、解らない事や不安なことは会場スタッフに確認してください。