お悔やみをメールで送っても良い？

メールでのお悔やみはあくまでも略式と心得よう

まず知っておくべきなのは、メールでお悔やみを送るのはあくまでも略式ということです。

正式なお悔やみとは、通夜やお葬式に参列するか、後日弔問に訪れて直接口頭で伝える、電報で弔辞を送るなどを指します。

その前提で対応を考えた場合、メールでお悔やみを送っても良いのはある程度親密な関係の間柄か、仕事の取引先、または非常に遠方に暮らしている相手などです。

●ある程度親密な間柄の場合に送る

「略式のお悔やみ」ということから、ある程度親密な間柄に限って送るようにしましょう。メールでのお付き合いが成立している相手であれば、失礼にはあたりません。

逆にほとんどメールのやりとりをしいていない相手にお悔やみをメールで述べるのは“簡単に済ませている”ように取られかねないので、おススメできません。

●仕事の取引相手に送る

仕事の取引相手の訃報を受けた場合も、メールでのお悔やみを送って問題ないケースです。仕事でのやり取りはメールを使用する機会が多いので、むしろ訃報を知っていながらそのことに一切触れず仕事の話だけをし続けるのも違和感があります。お悔やみを一言添えたうえで要件を述べるか、まずは簡単なお悔やみだけを送っておくと良いでしょう。

●上司、部下、同僚に送る

上司や部下、同僚もメールでのお悔やみを送ってよい相手ではありますが、社内で会う機会がある場合はメールよりも言葉で伝えたほうが良いでしょう。

部署が離れていたり、別の営業所や支社にいる相手には、まずメールでお悔やみを伝えるのも一つの手です。

●お悔やみのメールを送るときに気を付けること

お悔やみのメールを送るときにはいくつか気を付けるポイントがあります。せっかくのお悔やみの気持ちが相手に伝わらない事の無いよう、確認してみて下さい。

悲しみの気持ちを刺激するような表現は避ける

メールは離れた場所にいる相手とのコミュニケーションになるため、表情を見たり、相手の様子をうかがい知ることができません。精神的にとてもつらい状況にいることも考えられるため、必要以上に相手の悲しみを増長させるような表現をするのは極力避けるべきです。

あまり形式ばった内容も考え物ですが、できるだけ内容を簡潔に伝えるような文面を心掛けましょう。

文面は関係性によって変わる

文面は相手との関係性によって変わります。とても親しい友人に通り一遍のお悔やみの言葉を並べるのは冷たい感じがしますし、仕事上の付き合いに口語を使うのは考え物です。
文面に口語を入れるかどうかは、送る相手との関係性を考えながら、以下の一覧を確認してみて下さい。

文字化けを起こすような文字は避ける

メールで文章をもらう場合、一番困るのは文字化けです。

特に環境依存文字は受け取る相手との環境によっては文字化けを起こす可能性が大きいので、気を付けましょう。音符マークや電話マークなどのマーク系の文字は環境依存文字が多いです。
携帯メールも注意が必要で、携帯メールをパソコンで受け取ると文章全体が文字化けしてしまっていることもあります。

書類添付は避ける

書類添付は基本的に避けましょう。誕生日や記念日であれば、メッセージカードのようなものを添付しても良いのですが、添付書類の形式によってはメーラー側でウイルスと判断されてしまい、迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があります。
また、送信時にデータが壊れてしまうと開けないため、悲しみに明け暮れている相手に余計な精神的負担をかけることになりかねません。

最期になりますが、気持ちの整理もつかないまま通夜やお葬式に追われている相手の負担にならないよう、このメールには返信が不要であることを一言付け加えておくと良いでしょう。

忌み言葉を避ける

メールを送る際、最低限気をつけることはお悔やみの言葉や弔電と同じです。
以下の記事を参考に、相手の気持ちに寄り添ったお悔やみのメールを考えてみて下さい。

●シーン別お悔やみの言葉

●弔電のマナー